La produttività aziendale è un parametro fondamentale quando si tratta di analizzare il benessere di un’azienda pubblica o privata.
Ogni realtà che si configura come business ha infatti l’obiettivo primario di ottimizzare la propria produttività, ovvero il rapporto tra la quantità di output (prodotti e servizi realizzati) e la quantità di input (tempo, risorse e macchinari spesi per realizzarli).
Ancora di più in un’epoca di incertezza storica ed economica come quella che stiamo vivendo che, unita alla rivoluzione digitale in atto, porta le aziende a rivedere il loro modus operandi alla ricerca di soluzioni intelligenti, che permettano di ottimizzare il flusso lavorativo anche in modalità smart e hybrid working.
Kyocera Document Solutions Italia, da anni un punto di riferimento nell’aiutare le aziende a rendere più smart gli ambienti di lavoro, ci spiega quali sono le strategie che possono aiutare un business a espandersi e incrementare la propria competitività.
Produttività aziendale: cos’è e perché migliorarla
La produttività non è altro che la quota di prodotto realizzata con le risorse a disposizione. Detto in termini più precisi, è il rapporto tra l’output prodotto e la media ponderata dell’input dei processi produttivi, calcolato dividendo l’output per la media dell’input.
Vista così, appare subito chiaro quanto la produttività possa incidere su diversi fattori come:
- il benessere di un’azienda
- capacità di offrire benefit a soci e dipendenti
- migliorare la brand reputation
- aumentare la competitività sul mercato
Come migliorare la produttività di un’azienda
Esistono diversi elementi che possono influenzare più o meno direttamente le performance dell’attività produttiva. Ovviamente un sano ambiente lavorativo, con obiettivi e incentivi per i dipendenti, non può che migliorare la rendita dal lato del profitto. Ma, tra i fattori, vanno tenuti in conto anche:
- sincronizzazione dei processi aziendali
- digitalizzazione del processo produttivo
- strategie di trasformazione digitale
- efficacia della gestione dal lato management
- skill del personale
Vediamo quindi le principali strategie da mettere in atto e come utilizzarle.
La trasformazione digitale delle aziende
L’era digitale ha portato a un moltiplicarsi di informazioni e dati, e la loro gestione è attualmente una delle più grandi sfide che le aziende si trovano ad affrontare. Mentre molte realtà hanno intrapreso da anni un percorso di trasformazione digitale anche in ambito documentale, altre stanno ancora ritardando l’innovazione dei propri processi.
In generale possiamo dire che la digitalizzazione di documenti e processi è la chiave della crescita, in quanto sostiene l’aumento della produttività dei dipendenti favorendo, al contempo, forme di lavoro agili e ibride. Software come quelli offerti da Kyocera Document Solutions vengono incontro alle aziende proprio per agevolare il workflow di piccole, medie e grandi realtà, attraverso servizi cloud, stampanti smart gestibili da remoto (e da qualsiasi device) e soluzioni per l’automazione dei processi aziendali.
Per trarre il massimo valore dalle informazioni, le aziende oggi possono affidarsi a soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) e piattaforme di content service (CSP), come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).
L’ECM crea una rete informatica per l’archiviazione dei documenti in formato digitale che aiuta a:
- gestire/archiviare/condividere tutti i dati e le informazioni in un pool centralizzato
- aumentare la sicurezza di tali dati con modalità di accesso riservate ai dipendenti
- migliorare il workflow grazie a un accesso tracciato, facile e veloce ai documenti
- convertire documenti cartacei in formato digitale
- evitare la perdita di contenuti aziendali e dati di clienti
La soluzione KCIM, basata sul cloud, consente invece di trasformare i documenti fisici in dati digitali, di ridurre i costi operativi e supportare il lavoro ibrido con accesso rapido e sicuro da diversi luoghi e dispositivi. Assicura la possibilità di indicizzare, organizzare e cercare i documenti utilizzando parole chiave, cartelle e query, semplificando notevolmente la gestione dei documenti.
Selezione e gestione del personale
La scelta di personale qualificato, affidabile e proattivo, è sicuramente uno dei fattori che può incidere maggiormente sulla produttività di un’azienda. Per questo, nel processo di selezione, è bene avere una chiara strategia che tenga a mente alcuni consigli come:
- individuare le figure chiave, ovvero le tipologie di professionisti che possono contribuire agli obiettivi dell’azienda e quale tipo di inserimento proporre
- scegliere percorsi di selezione innovativi che sfruttino la tecnologia e i social per velocizzare il processo di selezione
- effettuare colloqui mirati e completi che siano in grado, tramite domande specifiche o brevi test, di far emergere hard e soft skill dei candidati
- affidarsi al recruiting marketing, strategie mirate di brand reputation che migliorano l’immagine aziendale per attrarre i migliori talenti sul mercato
Ovviamente anche il miglior scouting non basterà a garantire la massima produttività sul lungo termine. Per questo è fondamentale, una volta attratti i migliori collaboratori, gestire le proprie risorse in maniera ottimale in modo da creare un ambiente lavorativo sano e stimolante, che li inviti a restare.
L’importanza della formazione del personale
Quando l’innovazione si applica all’impresa, implica una trasformazione generata dall’introduzione di nuove idee e procedure che abbiano un impatto su ruoli, gruppi, organizzazioni e, quindi, un cambiamento delle competenze delle risorse aziendali. È indicativo che il 2023 sia stato proclamato dall’UE “Anno Europeo delle competenze”.
Offrire un piano formativo continuativo è una delle migliori strategie per creare un rapporto di fiducia con il proprio personale e incrementare la motivazione dei dipendenti, offrendo loro l’opportunità di utilizzare e sviluppare appieno le proprie competenze e attitudini. Alternare formazione dal vivo e e-learning permette infatti di:
- migliorare le skill dei propri dipendenti
- motivare i propri lavoratori, grazie a incentivi professionali di crescita
- aumentare la reputazione aziendale, che, come abbiamo visto, costituisce un plus in fase di selezione del personale
Tutto questo non potrà che tradursi, automaticamente, anche in un aumento della produttività aziendale.
